Proiectul este derulat la nivel național, fiind implicate toate structurile Arhivelor Naționale. Durata de implementare a proiectului este de 30 luni (15 decembrie 2020 – 15 iunie 2023), iar valoarea totală a proiectului este 26.226.838,30 lei, din care 22.026.311,92 lei – contribuția Uniunii Europene din Fondul Social European și 4,200,526.38lei – cofinanțarea eligibilă a beneficiarului.
Prin realizarea acestui proiect se urmărește întărirea capacității Arhivelor Naționale de furnizare a serviciilor publice, prin consolidare și modernizare normativă și îmbunătățirea conținutului serviciilor oferite publicului în sistem digital.
Proiectul va avea impact pozitiv asupra modului de îndeplinire a obligațiilor legale în domeniul arhivistic, cu referire la componenta de stare civilă istorică. Astfel, deși materialul arhivistic referitor la starea civilă reprezintă doar 2,64% din cantitatea totală de arhivă deținută, ponderea solicitărilor de cercetare a actelor de stare civilă prin sălile de studiu a fost de 22%, iar ponderea de solicitări pentru eliberare documente cu valoare juridică (copii certificate) a fost de 12% (provenind de la persoane fizice si juridice) din total solicitări adresate ANR, ceea ce subliniază interesul deosebit pentru aceste arhive, aspect care fundamentează nevoia de acces îmbunătățit. Din punct de vedere al dotărilor, existența echipamentelor de conversie digitală și actualizarea versiunilor de licență vor avea impact pozitiv la nivelul continuării acțiunii de conversie digitala a documentelor la nivelul instituției.
Obiectivele specifice ale proiectului
- Crearea un cadru metodologic pentru prelucrare, digitalizarea și indexarea registrelor de stare civilă cu caracter istoric (mai vechi de 100 de ani). Dat fiind interesul mare al publicului (persoane individuale, profesioniști – notari, avocați, instanțe de judecată) asupra acestui tip de arhivă, este necesară o metodologie specifică de lucru, unitară, menită să identifice metadatele necesare în momentul preluării actelor de stare civilă de către Arhivele Naționale, modalitatea de prelucrare internă și de dare în cercetare a acestora.
- Asigurarea accesului simplificat și rapid la informația istorică privind starea civilă a persoanelor. Schimbările propuse vor contribui la reducerea birocrației pentru cetățeni, în sensul că, prin implementarea cadrului metodologic și digitalizarea registrelor de stare civilă, actele necesare pentru documentarea evenimentelor de viață vor fi disponibile online, fiind redusă semnificativ nevoia interacțiunii directe cu ANR pentru obținerea informațiilor de stare civilă.
- Îmbunătățirea cunoștințelor și abilităților personalului ANR în gestionarea cadrului metodologic dezvoltat și a mecanismelor informatice de transformare digitală si regăsire a informației de arhivă online. Se va asigura instruirea a cel puțin 130 de angajați cheie din Arhivele Naționale.
Rezultate de proiect preconizate:
- Proceduri simplificate pentru reducerea birocrației pentru cetățeni implementate la nivel central în concordanță cu Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative pentru cetățeni atins prin crearea cadrului metodologic privind prelucrarea arhivei de stare civilă la nivelul Arhivelor Naționale, întocmit, aprobat și implementat.
- Povara administrativă redusă pentru cetățeni și mediul de afaceri, rezultat atins prin publicarea online, în acces public, a minim 9.500.000 pagini din registrele de stare civilă anterioare anului 1918.
- Îmbunătățirea cunoștințelor si abilităților a personalului din autoritățile si instituțiile publice centrale, atins prin instruirea celor 130 de funcționari ai A.N.R., care vor avea cunoștințe îmbunătățite referitoare la implementarea cadrului metodologic dezvoltat și folosirea mecanismelor informatice pentru regăsirea online a informației de stare civilă.
